Polityka prywatności

Informacja o przetwarzaniu danych osobowych Klientów przez ICS Polska Hubert Durlik

 

Definicje. 

Administrator danych osobowych – Hubert Durlik prowadzący działalność gospodarczą pod firmą: „ICS-POLSKA” Hubert Durlik

Klient – podmiot (działającej w jakiejkolwiek formie prawnej: osoba fizyczna, osoba prawna lub jednostka organizacyjna niebędąca osobą prawną, której ustawa przyznaje zdolność prawną), który dokonuje zamówienia produktów oferowanych przez Administratora danych osobowych do sprzedaży, zawiera z Administratorem danych osobowych umowę na świadczenie usług lub składa zapytanie w celu otrzymania oferty, a którego to dane osobowe będą przetwarzane przez Administratora danych osobowych.

Umowa – umowa cywilnoprawna zawarta pomiędzy Administratorem danych osobowych a Klientem.

RODO – Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 roku w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych)

Sposób przetwarzania danych osobowych.

 

Hubert Durlik w świetle przepisów RODO jest Administratorem danych osobowych Klientów. To oznacza, że odpowiada za ich wykorzystanie w sposób bezpieczny, zgodny z umową oraz obowiązującymi przepisami.

Cel i podstawa wykorzystywania danych osobowych.

Dane osobowe Klientów uzyskane przy zawieraniu Umowy oraz w trakcie jej trwania będą wykorzystywane w następujących celach:

 

1. zawarcia i wykonania Umowy – przez czas trwania Umowy i rozliczeń po jej zakończeniu (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 b) RODO, podstawa ta będzie nazywana dalej: „wykonaniem umowy”);

2. wykonania ciążących obowiązków prawnych, np.:

1. dokumentowania czynności opodatkowanych, np.: w celu przedstawienia informacji organom skarbowym lub organom kontroli skarbowej; rozliczeń podatku VAT;
2. wystawianie i przechowywanie faktur oraz dokumentów księgowych,
3. udzielania odpowiedzi na reklamacje w terminie i formie przewidzianych przepisami.

 

Z danych potrzebnych do realizacji obowiązków prawnych Administrator będzie korzystać:

1. przez czas wykonania obowiązków (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 c) RODO; podstawa ta będzie nazywana dalej: „obowiązkiem prawnym”) lub
2. przez czas, w którym przepisy prawa powszechnie obowiązującego nakazują przechowywać dane, np. przepisy prawa podatkowego (podstawa prawna: obowiązek prawny) lub
3. przez czas, w którym możliwe będzie poniesienie konsekwencji prawnych niewykonania obowiązku, np. otrzymanie kary finansowej od urzędów państwowych (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 f) RODO; podstawa ta będzie nazywana dalej: „prawnie uzasadnionym interesem”).

 

3. wykrywania nadużyć i zapobiegania im – przez czas trwania umowy (podstawa prawna: wykonanie umowy), a następnie przez okres, po którym przedawnią się roszczenia wynikające z umowy, a w przypadku dochodzenia roszczeń lub zawiadamiania właściwych organów – przez czas trwania takich postępowań (podstawa prawna: prawnie uzasadniony interes);

4. ustalenia, obrony i dochodzenia roszczeń - przez okres, po którym przedawnią się roszczenia wynikające z umowy (podstawa prawna: prawnie uzasadniony interes);

5. marketingu bezpośredniego − przez czas trwania umowy (podstawa prawna: prawnie uzasadniony interes), a następnie do czasu wycofania zgody lub złożenia sprzeciwu (podstawa prawna: zgoda Klienta);

6. tworzenia zestawień, analiz i statystyk na potrzeby wewnętrzne: obejmuje to w szczególności raportowanie, planowanie rozwoju, tworzenie modeli statystycznych - przez czas trwania umowy, a następnie nie dłużej niż przez okres, po upływie którego Administrator nie będzie zobligowanych do przechowywania danych osobowych (podstawa prawna: prawnie uzasadniony interes);

 

7. weryfikacji wiarygodności płatniczej − przez okres niezbędny do dokonania takiej oceny przy zawarciu, przedłużeniu lub rozszerzeniu zakresu tej lub kolejnej umowy oraz do rozpatrywania związanych z tym reklamacji (podstawa prawna: wykonanie umowy); dotyczy to także danych uzyskanych przez nas z innych źródeł, a jeśli Klient zawiera kolejną umowę − danych posiadanych już przez Administratora przed jej zawarciem.

 

We wskazanych wyżej celach (oprócz celu „zawarcia i wykonania umowy” oraz „wykonania obowiązków prawnych”) Administrator będzie dokonywać profilowania, czyli zautomatyzowanej analizy danych i opracowania przewidywań na temat preferencji lub przyszłych zachowań (np. w przypadku profilowania marketingowego będzie określać, którą ofertą może być Klient najbardziej zainteresowany).

Dane osobowe podlegające przetwarzaniu.

Przy zawarciu Umowy Klient zobowiązany jest podać następujące dane osobowe (jeśli go dotyczą):

1. imię (imiona) i nazwisko;
2. nazwa firmy i forma prawna;
3. adres prowadzonej działalności gospodarczej lub siedziby;
4. numer NIP;
5. oznaczenie sądu rejestrowego, w którym przechowywane są akta rejestrowe podmiotu oraz numer podmiotu w Rejestrze;
6. wysokość kapitału zakładowego, a dla spółki, której umowę zawarto przy wykorzystaniu wzorca umowy, do czasu pokrycia kapitału zakładowego, także informację, że wymagane wkłady na kapitał zakładowy nie zostały wniesione.

 

Podanie wyżej wskazanych danych osobowych stanowi obowiązek ustawowy (podstawa prawna: ustawa o rachunkowości, ustawa o swobodzie działalności gospodarczej, ustawa o Krajowym  Rejestrze Sądowych, kodeks spółek handlowych).

Ponadto Administrator może żądać następujących danych osobowych, jeżeli podanie tych danych konieczne jest do realizacji umowy:

1. numer telefonu;
2. adres dostawy;
3. adres mailowy;
4. adres siedziby;
5. imię i nazwisko osób reprezentujących/ upoważnionych ze strony Kontrahenta

 

Nie jest to obowiązek ustawowy, ale warunek, który umożliwi sprawną komunikację i prawidłowe wykonanie umowy.

Przekazywanie danych osobowych.

Dane osobowe Klientów, w niezbędnym zakresie są przekazywane lub mogą być udostępniane następującym podmiotom:

1. organom administracji publicznej (w tym właściwym urzędom skarbowym w celu dokonywania rozliczeń podatku VAT i podatku dochodowego);
2. podmiotom świadczącym na rzecz Administratora danych osobowych usługi doradcze, informatyczne, konsultacyjne, audytowe, pomoc prawną, podatkową, rachunkową, agencjom badawczym działającym na zlecenie Administratora;
3. na żądanie właściwych organów państwowych lub samorządowych (sądów, urzędów kontroli skarbowej, państwowej i powiatowej inspekcji pracy, policji, prokuratury, etc.);
4. przewoźnikom (którzy będą administrowali tymi danymi we własnym imieniu), w celu dostawy zamówionych towarów;
5. instytucjom finansowym, w tym bankom w celu dokonania przez te podmioty zdolności kredytowej i oceny sytuacji finansowej Administratora danych osobowych;
6. podmiotom trzecim, z którymi Administrator danych osobowych zamierza zawrzeć umowę obejmującą sprzedaż produktów lub świadczenie usług wyłącznie w celu potwierdzenia referencji Administratora danych osobowych (podstawa prawna: prawnie uzasadnione interesy).

Przekazywanie danych osobowych poza Europejski Obszar Gospodarczy (EOG).

Obecnie nie jest planowane przekazywanie danych Klientów poza Europejski Obszar Gospodarczy (obejmujący Unię Europejską, Norwegię, Liechtenstein i Islandię).

Automatyczne podejmowanie decyzji.

Administrator danych osobowych nie będzie podejmował żadnych automatycznych decyzji, które mogłyby mieć istotny skutek dla Klientów.

Uprawnienia przysługujące Klientom.

Każdy Klient może złożyć wniosek (dotyczący danych osobowych) o:

1. sprostowanie (poprawienie) danych;
2. usunięcie danych przetwarzanych bezpodstawnie;
3. ograniczenie przetwarzania (wstrzymanie operacji na danych lub nieusuwanie danych – stosownie do złożonego wniosku);
4. dostęp do danych (o informację o przetwarzanych przez Administratora danych oraz o kopię danych);
5. przeniesienie danych do innego administratora danych (w zakresie określonym w art. 20 RODO).

 

Z tych praw Klient może skorzystać, składając wniosek osobiście w siedzibie Administratora danych osobowych lub drogą listowną lub drogą emailową na adres: rodo@ics.pl

 

Zakres każdego z tych praw oraz sytuacje, w których można z nich skorzystać, wynikają z przepisów prawa. To, z którego uprawnienia mogą Klienci skorzystać, zależeć będzie np. od podstawy prawnej wykorzystywania danych oraz od celu ich przetwarzania.

Prawo sprzeciwu.

Niezależnie od praw wymienionych wyżej każdy Klient może w dowolnym momencie wnieść sprzeciw wobec przetwarzania jego danych (w tym profilowania) na potrzeby marketingu bezpośredniego. Po przyjęciu wniosku w tej sprawie Administrator zobowiązany jest do zaprzestania przetwarzania danych w tym celu.

Ponadto każdy z Klientów w szczególnych sytuacjach, może w dowolnym momencie wnieść sprzeciw wobec przetwarzania przez Administratora danych osobowych, jeśli podstawą wykorzystania danych jest prawnie uzasadniony interes lub interes publiczny. W takiej sytuacji, po rozpatrzeniu wniosku, Administrator nie będzie już mógł przetwarzać danych osobowych objętych sprzeciwem na tej podstawie, chyba że wykaże, iż istnieją:

1. ważne prawnie uzasadnione podstawy do przetwarzania danych, które według prawa uznaje się za nadrzędne wobec interesów, praw i wolności Klientów lub
2. podstawy do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.

Zgoda.

Jeżeli wykorzystanie przez Administratora danych osobowych Klientów nie jest konieczne do wykonania umowy, realizacji obowiązku prawnego lub nie stanowi prawnie uzasadnionego interesu, Administrator może prosić o wyrażenie zgody na określone sposoby wykorzystania danych. Udzieloną zgodę Klient może w każdej chwili wycofać (nie będzie to wpływać na zgodność z prawem wykorzystania danych przed cofnięciem takiej zgody).

Skarga.

Każdy Klient ma prawo wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, jeżeli uważa on, że przetwarzanie jego danych osobowych narusza przepisy prawa.

Kontakt i informacje.

Szczegóły na temat wykorzystywania i zabezpieczania danych osobowych Klientów, przysługujących uprawnień i warunków skorzystania z nich dostępne są do wglądu w siedzibie  Administratora danych osobowych.

 

Dane kontaktowe Administratora danych osobowych:

Huber Durlik

ICS Polska

ul. Poleczki 82

02-822 Warszawa

e-mail:rodo@ics.pl

 

Hubert Durlik ICS Polska